Hafen für Wissensarbeiter

Die Wissensarbeiter in der heutigen vernetzten Welt arbeiten flexibel und ortsungebunden. Die Globalisierung und Digitalisierung hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert – und wird sie in Zukunft noch weiter auf den Kopf stellen. Hierarchien lösen sich auf, Arbeitszeiten werden noch fliessender und der Arbeitsort vom Büro entkoppelt. Die Schaffung eines abwechslungsreichen Zusammenspiels aus individuellen Arbeitsprozessen für Kommunikation und Kollaboration sowie Konzentration und Fokussierung ist deshalb unabdingbar.

Fixe Arbeitsplätze fallen weg
Die neuen Bürotypen manifestieren sich besonders in offenen Raumstrukturen, unabhängig ob bei einem multinationalen Konzern oder einem KMU. Ein nachhaltiges und zukunftsgerichtetes Modell ist das Konzept des Business Clubs. Es ist flexibel und modular aufgebaut und erlaubt einen optimierten Umgang mit den Themen Akustik, Ergonomie, Wissensaustausch und Konzentration. Weitsichtige Unternehmen haben verstanden, dass eine effektive Nutzung von Flächen nicht nur die Verdichtung von Arbeitsplätzen bedeutet, sondern viel mehr mit der Attraktivität der Angebote zu tun hat. Obwohl ein Business Club auch als Grossraumbüro betrachtet werden kann, ist die Struktur unterschiedlich: Ein Business Club fördert die Teamarbeit, ohne Störungen zu provozieren, verbessert die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden und lässt eine flexible Belegung zu. Diese Struktur stärkt durch ihre Einzigartigkeit auch die Attraktivität des Arbeitgebers und optimiert die Nutzung der Fläche. Der Business Club ist die konsequente Weiterentwicklung des Multi-Space-Konzepts hin zu erhöhter Vielfalt und Flächeneffektivität. Die Bezeichnung des Bürotyps entsteht dadurch, dass fix zugewiesene Arbeitsplätze wegfallen und dafür kollektiv genutzte Zonen geschaffen werden. Man tauscht den eigenen Arbeitsplatz gegen ein ganzes Büro. Mehr Angestellte nutzen dabei weniger Arbeitsplätze: Auf 100 Mitarbeitende fallen im Durchschnitt 60 bis 75 Arbeitsplätze an.

Tiefere Kosten
Was auf den ersten Blick gewöhnungsbedürftig klingt, ergibt in der Praxis Sinn: Nicht alle Arbeitsplätze sind den ganzen Tag besetzt. Viele Angestellte arbeiten von zu Hause, unterwegs oder sind in Sitzungen. Erhebungen, Studien und Analysen belegen, dass zwischen 40 und 60 Prozent der Arbeitsplätze nicht belegt sind. Anstatt «leere» Arbeitsplätze zu heizen, zu reinigen und zu beleuchten, kann die Ressource Raum effektiver genutzt werden. Ein weiterer Nebeneffekt sind die Kosten: Wenn ein Unternehmen den festgelegten, persönlichen Arbeitsplatz verschwinden lässt, spart es Geld. Fläche kommt im Dienstleistungssektor direkt nach den Lohnkosten. Für jedes Unternehmen liegt die Herausforderung darin, die Flächen effektiv zu nutzen. Eine Verdichtung und Kosteneinsparung gegenüber konventionellen Bürokonzepten wie dem Grossraumbüro muss aber deshalb noch lange nicht auf dem Buckel des Mitarbeitenden geschehen. 

Höhere Zufriedenheit
Das aktuelle Forschungsprojekt «Business Clubs», das vom Schweizerischen Bundesamt für Innovation (KTI) gefördert wird, bringt die Entwicklung auf den Punkt: Das optimale Büro muss ästhetisch überzeugen (Stille Botschaft der Räume) und Wahlmöglichkeit verschiedener Szenarien bieten. Durch die Reduktion des Standard-Arbeitsplatzes und der Schaffung von zusätzlichen Zonen, die einen künftigen Standard darstellen können, entsteht Vielfalt: Diese manifestiert sich in einer konkreten Pilotinstallation für 220 Mitarbeitende. Mit kommunikativen Zonen oder alternativen Arbeitsplätzen wie etwa einer Lounge (zum informellen Austausch), eines Meeting-Rooms (für Sitzungen), einer Bibliothek (für Einzelarbeit), eines Quiet Rooms (für Konzeptarbeit) oder einer Projektzone (für Brainstorming und Teamarbeit) kommt Vielfalt auf. Mit Dutzenden von Pflanzen ist auch der neuartige Business Garden die eigentliche Oase in den Büroräumen. Der reichhaltige Garten lädt zum konzentrierten Arbeiten in einer «gesunden» Atmosphäre ein. Was am Anfang eine schräge Idee war, entwickelt sich zum bevorzugten Arbeitsplatz. Zwischendurch gibt es die Möglichkeit, eine Sitzung in einem der Mindports von Lista Office LO vorzubereiten oder dort auch ein vertrauliches Gespräch abzuhalten. Der Mindport «Meeting Point» ist dabei beliebt, weil er sich für rasche Stehbesprechungen eignet, aber auch ein gemeinsames Brainstorming mit Notizen direkt an den beschreibbaren Whiteboards zulässt.

Erfrischender Alltag
Für diese neuen Arbeitsformen ist aber eine gewisse Flexibilität der Mitarbeitenden notwendig: keine Familienfotos, keine Pokale aus dem Firmen-Fussballturnier, keinen Korpus für Vitamintabletten und Taschentücher. Dafür kann nun jeder seinen eigenen Locker nutzen. Die Routine des Alltags wird über Bord geworfen, eine neu gewonnene Freiheit macht sich im Arbeitsalltag bemerkbar. Natürlich kann Ästhetik und Wahlmöglichkeit auch mit fixen Arbeitsplätzen erreicht werden. Die Frage stellt sich aber mit dem zunehmenden Kostendruck, ob spezifische Zonen in einem Unternehmen nicht sinnvoller sind. Beim Eruieren des optimalen Arbeitsplatzes muss sich ein Unternehmen bewusst werden, welche Tätigkeit die Mitarbeitenden ausführen. Trotz neuer Möglichkeiten ist nicht jede Funktion  oder jede Unternehmensphilosophie für eine non-territoriale Beschaffenheit geeignet. 

Entscheidungsfreiheit
Doch wie soll die Büroinfrastruktur in Zukunft für die Wissensarbeit ausgerichtet sein? Performance, Zufriedenheit und Gesundheit bilden die Kerninhalte von nachhaltigen Arbeitswelten. Daneben erlauben die aktuellen Informations- und Kommunikationstechnologien ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten. In Organisationsformen mit non-territorialen Arbeitsplätzen wie dem Business Club kann dieser Tendenz Rechnung getragen werden.  Damit lassen sich folgende Erkenntnisse aus dem Forschungsprojekt Business Club ableiten: Die ästhetische Erscheinung des Büros hat einen direkten Einfluss auf das Engagement der Mitarbeitenden. Durch die Wahlmöglichkeit wird die Einflussnahme auf die physikalischen Bedingungen (Luft, Licht, Lärm) zudem besser wahrgenommen als bei einer Ausstattung mit fixen Arbeitsplätzen. Die Möglichkeit, dass Mitarbeitende ungestört arbeiten, telefonieren oder Gespräche führen können, wird von den Nutzern besser bewertet als bei einer vergleichbaren Ausstattung mit fest installierten Arbeitsplätzen ohne Variationen. Zudem wird trotz weniger Fläche pro Mitarbeitendem die Grösse des persönlichen Arbeitsplatzes positiv beurteilt. Das bedeutet, der Mitarbeitende erhält ein Gefühl von mehr Platz und Freiheit in seinem Arbeitsalltag.

Ein Fazit aus der Pilotinstallation, die zu einem Grossprojekt für 2500 Mitarbeitende führte, kann bereits gezogen werden: 80 Prozent der Mitarbeitenden beurteilen den Business Club positiver im Vergleich zu ihrer früheren Arbeitsumgebung. 

«Wir müssen unseren Kunden die richtigen Fragen stellen und den Unternehmen und Architekten zuhören.»

Rolf Kälin, Geschäftsleiter Lista Office LO Basel

Interview mit Rolf Kälin, Geschäftsleiter Lista Office LO Basel

Lista Office LO verkauft Schränke und Tische. Das Unternehmen möchte sich aber auch als Office Solution Company positionieren. Was bedeutet das?
Wir möchten neben Tischen und Stühlen noch mehr Gesamtlösungen anbieten. Heute ist ein Arbeitsplatz nicht mehr nur ein Tisch, ein Stuhl oder ein Korpus, sondern kann beispielsweise auch eine Lounge für informelle Gespräche sein. Jeder unserer Kunden interpretiert den Arbeitsplatz anders. Das ist eine Herausforderung. Unser neuester Wurf – LO One – ist nicht einfach nur ein Schrank. Er lebt vom Zusatznutzen: Neben Akten verstauen kann man ihn auch als Raumtrenner, Besprechungsinsel, kurzfristigen Arbeitsplatz und Pflanzenhalter nutzen. Diesen Gedanken möchten wir vermehrt für unsere unterschiedlichen Kunden in Konzepten realisieren.

Gelingt Ihnen denn das?
Selbstverständlich. Wir haben die Produkte und die Kompetenz dazu. Wir müssen aber unsere Mitarbeiter schulen, weil die meisten noch reine Büromöbelverkäufer sind. Um diesen Schritt zu vollziehen, brauchen wir aber spannende und richtige Produkte. Mindport ist erst der Anfang.

Wie vollführen Sie diesen Kulturwandel bei Lista Office LO konkret?
Die Schulung ist sehr wichtig – wir müssen unseren Kunden die richtigen Fragen stellen und den Unternehmen und Architekten zuhören. Wie beschreiben sie ihren persönlichen Arbeitsplatz? Wie passt er zu den Werten ihres Unternehmens? Sind sie offen dafür, dass ein Mitarbeiter zum Arbeiten vielleicht liegt anstatt sitzt? Wir müssen jetzt auch davon wegrücken, möglichst viel möglichst rasch zu verkaufen. Konzeptionelle Arbeit dauert länger und ist nicht von heute auf morgen realisierbar. 

Um solche Projekte durchzuführen, braucht es doch mehr personelle Ressourcen …
Wenn Sie den Markt in der Schweiz betrachten, sind nur einige Prozent der Unternehmen offen für einen neuen Weg. Deshalb müssen wir nun nicht alle Vertriebsmitarbeiter auf den Verkauf des Mindports ansetzen. Für eine Stadtverwaltung wie in Basel macht ein Mindport Sinn, für eine kleine Gemeindeverwaltung eher nicht. Das ist auch das Schöne daran: Man hat eine nie da gewesene Wahlmöglichkeit, wie man seinen Arbeitstag gestalten möchte. 

Dann braucht es also auch einen Kulturwandel bei den Unternehmen?
Im Moment machen sich vor allem Grossunternehmen wie Banken oder Versicherungen Gedanken um den Arbeitsplatz der Zukunft. Aber diese Entwicklung ist auch wichtig für ein KMU. Ein effizienter Arbeitsplatz bringt eine bessere Kostenkontrolle mit sich. Wie weit kann ich den Arbeitsplatz verdichten? In Basel hat Lista Office LO nun einen neuen Showroom eingerichtet. Dort verfügen aber nur noch diejenigen Mitarbeiter, die den ganzen Tag dort sind, über einen festen Arbeitsplatz. Der Aussendienst braucht keinen mehr – diese Leute können von überall arbeiten.

Aber der Mensch ist doch ein Gewohnheitstier …
Klar, einige tun sich schwerer mit diesem Thema als andere. Das Thema Home Office tritt nun auch vermehrt auf. Dafür fehlt aber oft noch das Vertrauen des Vorgesetzten. Er ist unsicher, ob der Mitarbeiter zu Hause tatsächlich arbeitet. 

Wie möchten Sie Ihre Kunden für neue Produkte gewinnen?
Grossunternehmen und KMUs merken jetzt, dass sich etwas ändern muss. Lista Office LO ist in der Schweiz bekannt und kann deshalb auf viele Kunden zugreifen. Das öffnet uns Türen.  

Ist es nicht sinnvoller, direkt bei Architekten und Raumplanern anzuklopfen?
Das ist eine weitere Möglichkeit. Viele Architekten sind am Mindport interessiert, weil er eine Lösung anbietet, die sie selbst schon angedacht haben. Für uns ist wichtig, dass uns alle Partner im Prozess eben auch als Architekten und Büroplaner wahrnehmen.

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