«Café oder Home Office – wir haben die Wahl»

Ein Gespräch zwischen Lukas Windlinger, Professor an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften, und Oliver Hauri, CMO Lienhard Office Group, über die Zukunft des Büros.

Oliver Hauri – CMO Lienhard Office Group
Oliver Hauri ist Chief Marketing Officer der Lienhard Office Group, zu der auch Lista Office LO gehört. In dieser Funktion ist er massgeblich an der Lancierung von neuen Produkten beteiligt, so auch bei Mindport und LO One. Vor seiner Tätigkeit bei der Lienhard Office Group hat Hauri ein Beratungsunternehmen für Bürokonzepte aufgebaut.

Lukas Windlinger – Professor Life Sciences & Facility Management, ZHAW
Lukas Windlinger ist Dozent und Leiter der Kompetenzgruppe Betriebsökonomie und Human Resources an der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften. In seinen Publikationen beschäftigt er sich mit Mensch, Arbeit, Technologie und dem modernen Design von Bürowelten.

Wie sieht das Büro der Zukunft aus?
Windlinger: Es wird in Richtung non-territoriales Büro gehen: Darin gibt es nur noch individuell zugeordnete Arbeitsplätze für spezifische Funktionen. Ich muss nicht mehr alle Arbeit im Büro erledigen. E-Mails beantworten kann ich im Café oder zu Hause. Ich gehe ins Büro, um mich mit meinem Team auszutauschen oder Verhandlungen zu führen. Dafür brauche ich keinen festen Platz, der die meiste Zeit leer ist und trotzdem rund um die Uhr bereitsteht. 
Hauri: Das Büro der Zukunft ist nicht mehr ein physischer Ort, sondern Freiheit für Kopf und Raum. Es geht um Wahlmöglichkeiten. Ob ich meine elektronische Post zuerst zu Hause erledige, mit meiner Familie frühstücke und danach ins Büro zur Projektsitzung fahre. Das Büro der Zukunft ist ein Ort mit Begegnungsqualität. Es soll Sinn machen, ins Büro zu gehen, um mich etwa mit meinen Arbeitskollegen auszutauschen – und nicht wegen des Servers oder irgendwelcher Dokumente.

Kann man wirklich ohne festen Platz arbeiten?
Windlinger: Es geht hier stark um Gewohnheiten. Natürlich wird es aber immer Funktionen geben, bei welchen die Mitarbeiter persönlich vor Ort sein müssen. Etwa an einem Empfangsschalter oder in der Sachbearbeitung. Aber viele Prozesse sind doch mittlerweile elektronisch verfügbar. 
Hauri:
 Es gibt Leute, die können im Café, im Zug, in der Badi, also überall arbeiten – andere trennen Privates und Arbeit. Ich greife da gerne auf ein Zitat zurück: «Büro ist die letzte physische Manifestation in einer zunehmend virtuellen Welt, in der die Angestellten von überallher zusammenarbeiten.» Wenn alles nur noch virtuell stattfindet, wird es schwer, die Werte und Ausstrahlung eines Unternehmens zu verstehen. Ein Unternehmen wird sich in Zukunft – trotz der technischen Erneuerungen – stärker um Identität und Konzept eines Arbeitsplatzes bemühen müssen. 
Windlinger: Ich glaube aber dennoch, dass nicht alle Menschen so viel Eigenverantwortung haben, dass sie sich ihren Tag frei einteilen können. Es ist die Aufgabe der Führung, die Leute darin zu bestärken und zu instruieren.   
Hauri: Der Umgang mit dieser Flexibilität muss gelernt sein: Ich versuche, jetzt früher nach Hause zu gehen, um Zeit mit meiner Familie zu verbringen. Danach sitze ich aber meist nochmals vor dem Computer. Man ist durch all die Technologien überall und immer erreichbar. Das ist der Preis, den man für die Flexibilität zahlt. Man kann zwar überall sein, am Strand oder im Zug, aber man ist immer abrufbar. 
Windlinger: Unsere Väter haben bis acht Uhr abends gearbeitet und ihre Kinder kaum gesehen. Wir sehen unsere Kinder öfter, aber arbeiten dann um zehn Uhr abends weiter. Wir haben die Möglichkeit, immer zu arbeiten. Diese Erwartungshaltung der ständigen Erreichbarkeit ist ein Problem: Ich habe mir schon überlegt, in meine E-Mail-Signatur zu schreiben, dass ich keine Antwort in den nächsten 24 Stunden erwarte. Oder dass ich nur von Montag bis Donnerstag erreichbar bin und am Freitag meinen Home Office Day habe. Dafür braucht es möglicherweise neue Umgangsregeln wie z.B. die Netiquette im Web.

Sind Schweizer KMUs und Grossunternehmen bereit für diese neuen Arbeitsweisen und die damit verbundenen Büro-Konzepte?
Hauri: Während Kleinunternehmen meist über persönlich eingerichtete Büroraume verfügen, machen sich zurzeit zahlreiche grosse Unternehmen Gedanken, wie das Büro der Zukunft gestaltet sein soll. Auch wegen des steigenden Kostendrucks. Führungskräfte laufen durch ein Büro und erkennen, dass die Hälfte der Arbeitsplätze leer sind, weil die Arbeitnehmer zu Hause, beim Kunden oder im Sitzungszimmer arbeiten. Daneben haben wir Technologien wie das Smartphone oder den VPN-Server im Einsatz, die nun wirklich funktionieren und nicht nur eine Vision von IT-Cracks sind. In der heutigen Arbeitswelt geht es nicht um Anwesenheit, sondern um Ergebnisse. Eine grosse Herausforderung für das mittlere Management.

Wie kann man das heutige Grossraumbüro verbessern?
Hauri:
 Überall liest man, ein Grossraumbüro mache krank, sei ein Hühnerstall, eine Massenabfertigung – das ist in gewissen Fällen bestimmt so. Diese Unternehmen sind aber im letzten Jahrhundert stecken geblieben. Auf Basis unserer Erfahrung  aus Forschung und Praxis wollen wir Grossraumbüros gezielt weiterentwickeln und zu einem vielfältigen Multi Space optimieren.
Windlinger:
 Der Begriff «Grossraumbüro» ist in der Tat problematisch. Der Trend zeigt klar in Richtung von offenen Strukturen. Ein modernes Unternehmen hat erkannt, dass es kaum Sinn macht, wenn ihre Mitarbeiter von acht bis sechs Uhr am gleichen Platz sitzen. 
Hauri: Unternehmen sind heute selber verantwortlich, wie sie als Mieter einen grossen Raum aus Glas, Stahl und Beton im Rahmen des Mieterausbaus bespielen möchten. Sie ziehen Wände ein und schaffen Zellen- und Gruppenbüros. Das kostet sehr viel Geld. Lassen die Unternehmen das Büro dagegen weitgehend offen, wird die Kommunikation und die Teamarbeit zwar gefördert, aber die Mitarbeiter sind oft abgelenkt. In den meisten Büros gibt es ein Sitzungszimmer, einen Druckerraum und eine kleine Küche. Das wär's dann leider schon gewesen. 
Windlinger: Wenn Mitarbeiter an fünf Tagen acht Stunden am gleichen Platz sitzen, kommt es automatisch zu Konflikten, weil sich die Leute gegenseitig stören. Warum soll man nicht die Wahl haben, an einen Platz zu wechseln, der optimal für eine bestimmte Tätigkeit ist. Im Grossraumbüro sind die Themen Licht, Luft und Lärm wichtig – die Unternehmen sorgen für bequeme Stühle und helles Licht. Beim Mieterausbau stimmen sie aber die gesamte Büroeinrichtung selten auf die Kerntätigkeit der Mitarbeiter ab. Sie schaffen fälschlicherweise Strukturen und Bürokonzepte, die weder zu den Arbeitsprozessen noch zu Vision und Leitlinie des Unternehmens passen. 

Ein Raummöbel wie der Mindport erfüllt diesen Zweck. Warum steigert ein Raummöbel oder eine gesonderte Zone die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter?
Hauri:
 Wenn ein Mitarbeiter nur über einen Tisch und einen Stuhl verfügt, ist er sehr eingeschränkt. Eine Wahlmöglichkeit zwischen unterschiedlich gestalteten Zonen andererseits sorgt für mehr Zufriedenheit, weil sie Abwechslung bietet. In einem Haus macht man ja auch nicht alles im gleichen Raum. Es gibt eine Küche, ein Wohnzimmer, ein Bad – und ich teile diese gerne mit meiner Familie. Je nach Tätigkeit kann der Mitarbeiter zwischen verschiedenen Zonen wählen. Damit nimmt er den Raum als grösser und vielfältiger wahr.

Werden sich unsere Tätigkeiten mit solchen Raummöbeln verändern?
Windlinger: Das Tolle ist doch auch, dass die Mitarbeiter etwas ausprobieren können. Wenn man in einem Hotel residiert, geht man in den Spa, zur Massage oder in das Hauscasino. Ähnlich ist es in Büros mit verschiedenen Angeboten. Ich bin überzeugt, dass eine grosse Neugier da ist.
Hauri: Die Nutzung solcher Elemente ist nicht planbar. Ich komme am Morgen ins Büro, erkenne, dass ein Projektpartner da ist und gehe mit ihm zum Brainstorming. Anstatt dass man neben einem Bürotisch irgendetwas bespricht und die Leute stört. 
Windlinger: Genau – sie müssen nicht im Büro herumrennen und einen Flipchart suchen, sondern können ihre Ideen an die Wände schreiben. Wenn ein Raummöbel dazu noch ein cleveres Design aufweist und beim Arbeiten unterstützt, geht man gerne hin. Aber nur wegen ein paar farbigen Stühlen in einer Ecke wird die Arbeit natürlich nicht spannender und fruchtbarer. Ein Raummöbel oder eine bestimmte Zone braucht einen Mehrwert. Aber sie sind auch finanziell interessant, weil ein Unternehmen «Restflächen» in einem Raum besser nutzen kann.

Wie gehen Ihre Kinder in 20 Jahren ins Büro?
Windlinger: Menschen werden immer mit anderen Menschen zusammenarbeiten. Mein knapp eineinhalbjähriger Sohn kann bereits jetzt das iPhone selbst berühren und etwas ausführen. Er wird in einigen Jahren so moderne Technologie zur Verfügung haben und damit umgehen können, dass er nicht an einen Raum mit einer bestimmten technologischen Infrastruktur gebunden ist, sondern vieles mobil und dezentral erledigen kann. Innovation und Vertrauen entstehen aber bei der direkten Interaktion zwischen Menschen. Das Büro wird vielleicht nur noch ein Treffpunkt sein – wie ein Café mit vielen Touchscreens und Menschen, die Sprachbefehle geben. Oder sich einfach nur zum Mittagessen treffen. Es macht einfach keinen Sinn mehr, dass am Morgen Hundertausende Menschen in eine Stadt hineinfahren und der Verkehr kollabiert.
Hauri:
 Unsere zweieinhalbjährige Tocher wächst ganz selbstverständlich mit Technologie auf. In Zukunft arbeiten die Leute projektorientiert. Meine Tochter wird wohl keine Fixanstellung haben, sondern temporär mit verschiedenen Netzwerken arbeiten.

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